Databehandleravtale

Parter og roller

Organisasjonen er normalt behandlingsansvarlig for innhold, medlemmer, møteprotokoller, kommunikasjon og signering i egen organisasjon. Orakel Studio AS er databehandler når disse opplysningene behandles for å levere Styreklart.

Kategorier av registrerte

Styremedlemmer, varamedlemmer, beboere, seksjonseiere, andelseiere, møtedeltakere, signatarer, kontaktpersoner, leverandører og andre personer organisasjonen registrerer i Styreklart.

Typer personopplysninger

Navn, rolle, e-post, mobilnummer, boenhetstilknytning, møtedeltakelse, dokument- og oppgavemetadata, kommunikasjonsmetadata, signaturrepresentasjon, signeringstidspunkt, dokumenthash, audit/security events og tekniske logger.

Formål og varighet

Formålet er å levere Styreklart, inkludert møter, dokumentarkiv, årshjul, kontaktregister, kommunikasjon og elektronisk signering. Behandlingen varer så lenge avtalen gjelder, og deretter så lenge eksport, avslutning, sikkerhet, backup eller lovlig dokumentasjonsbehov krever det.

Sikkerhetstiltak

Styreklart bruker tilgangskontroll, rollebaserte rettigheter, tenant-isolasjon, dokumentlås, SHA-256-integritet for signerte dokumentversjoner, audit-logg, rate limiting, maskering i logger, backup og kontrollert supporttilgang.

Styreklart Sign og signing evidence

Signert protokoll og full signing evidence behandles separat. Full evidence kan inneholde tekniske sikkerhetsopplysninger, som IP-adresse, user-agent, SMS-verifiseringshendelser og integritetshendelser. Tilgang skal begrenses til autorisert styreleder/admin og relevant intern support-/sikkerhetsrolle etter dokumentert behov.

Underdatabehandlere

Orakel Studio AS kan bruke underdatabehandlere for hosting, database, lagring, autentisering, e-post og SMS. Offentlig oversikt finnes på underleverandører.

Bistand, avvik og avslutning

Orakel Studio AS skal bistå organisasjonen med innsyn, eksport, retting, sletting og sikkerhetsavvik innenfor rammen av tjenesten og avtalen. Ved avtalens slutt skal organisasjonen kunne eksportere egne dokumenter, signerte protokoller, signaturbevis og relevante metadata før data slettes eller deaktiveres etter avtalt prosess.

Sletting etter kundens instruks må avveies mot lovlig behov for å bevare møteprotokoller, signaturbevis, revisjonsspor og sikkerhetslogger.

Kontakt

Spørsmål om databehandling kan sendes til support@styreklart.no.